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Der Abcverlag hat seine Access-Datenbank durch eine auf Filemaker basierende Lösung zur Kundenverwaltung ersetzt. Wichtige Daten stehen nun auf Knopfdruck zur Verfügung.

HEIDELBERG – Das Verlagsgeschäft ist schnelllebig und die Branche hart umkämpft. Um Abonnenten und Anzeigenkunden zu gewinnen und zu halten, müssen sich diese gut betreut fühlen. Fehlerhafte Anschreiben, falsche Rechnungen oder doppelte Anrufe können den Ruf und das Jahresergebnis eines Verlags schnell negativ beeinflussen. Eine gut gepflegte Datenbank ist daher ein Muss. Customer Relationship Mangagement (CRM) lautet das Zauberwort. Das mittelständische Verlagshaus Abcverlag, das unter anderem Special-Interest-Magazine wie »Basket« und »Eat Magazine« herausgibt, setzt seit eineinhalb Jahren erfolgreich auf Big.news, eine Filemaker-basierte Kundenverwaltungs- und Fakturierungslösung für Medien des österreichischen IT-Dienstleisters Eibel Businesssoftware. Seit diesem Jahr erfolgt die Datenbankpflege via Terminal Server auch von der Unternehmenstochter Abc Business Media Consulting in Peking aus.

Der Wert treuer Abonnenten kann nicht hoch genug geschätzt werden. Nur wenn sich die Abonnenten gut aufgehoben fühlen, bleiben sie dem Unternehmen auch treu. »Tagtäglich rufen Leser an, die Fragen zu Zustellung, Laufzeit des Abonnements oder Rechnungen haben. Dank der Filemaker-Lösung haben wir alle Informationen per Mausklick parat und können sofort Auskunft geben. Diese Kompetenz schätzen unsere Kunden sehr«, erklärt Ingrid Gimbel,Mitarbeiterin in der Abonenntenbetreuung in Heidelberg. Auch wenn es um die Werbung neuer Leser geht, hilft die Datenbank. Dazu werden die rund 80.000 Adressen, Testleseraktionen, Abozugaben, etc. nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet sowie to-do’s und Folgeprojekte bequem in Big.news angelegt. Rundmails lassen sich direkt im System verfassen und Kontakte zum Nachtelefonieren markieren. Der Erfolg kann jederzeit kontrolliert, mehrere Aktionen miteinander verglichen werden. Auch die Abrechnung zehntausender Abos erfolgt in Minutenschnelle. »Bevor wir big.news im Einsatz hatten, behalfen wir uns mit einer Access-Datenbank, die allerdings an ihre Grenzen stieß, nicht so flexibel und skalierbar war.Heute können wir einen umfassenderen Aboservice leisten, weil mehr Informationen in kürzerer Zeit verfügbar sind.Unsere Marketingabteilung kann dadurch schneller handeln und hat einen besseren Überblick über die Kunden- und Interessentendaten«, sagt Dirk Schmidbauer, Geschäftsführer des Abcverlags. Die Grundlage all dieser Auswertungen und Marketingaktionen ist eine gepflegte Datenbank. »Mit der Gründung unserer chinesischen Tochter haben wir die Weichen für die Zukunft gestellt.Unsere dortigen Mitarbeiter pflegen die rund 80.000 Datensätze und 12.000 Abonnenten in der Filemaker-Datenbank in Echtzeit via VPN-Verbindung über einen Terminal Server«, erklärt Schmidbauer die technische Infrastruktur. So haben beide Standorte immer den Zugriff auf denselben aktuellen Datenstamm, was dem Unternehmen große Flexibilität verleiht.

ZUFRIEDENSTELLENDE ANTWORTEN
Was für die Abonnenten- und Interessentenbetreuung gilt, gilt auch für die Anzeigenkunden. Für erfolgreiche Anzeigenakquise bedarf es mehr als freundliche Mitarbeiter. Die Kunden erwarten schnelle und zufriedenstellende Antworten auf Fragen zu Anzeigenformaten, Schaltungsterminen und Zahlungsmodalitäten. »Wir suchten nach einem geeigneten Werkzeug für unsere Anzeigenverkäufer, das alle Informationen zu den Kunden bereit hält, die Arbeit bestens organisiert und vor allem leicht bedienbar ist«, sagt Dirk Schmidbauer. »In der Filemaker-basierten aktuellen Version der Branchensoftware Big.news fanden wir genau die richtige Lösung für uns als mittelständisches Verlagshaus. Denn mit Access waren wir in der Zwischenzeit längst an unsere Grenzen gestoßen.«

Die Mitarbeiter des Anzeigenverkaufs sind sehr zufrieden mit der Filemaker-Lösung. Besonders schätzen die Anzeigenverkäufer die organisatorischen Möglichkeiten, die Big.news bietet. Bereits beim Programmstart werden die offenen Angebote, aktuelle Vorhaben, noch nicht fakturierte Aufträge, etc. eingeblendet. Sämtlicher Schriftverkehr (E-Mail, Fax, Brief), Telefonnotizen,Anzeigenhistorie oder Rechnungen sind zentral hinterlegt, so dass auch andere oder neue Mitarbeiter sich nahtlos in die Thematik einfinden. So weiß jeder, was Kollegen oder Vorgänger mit den Kunden gemacht haben – bei rund 80.000 Adressdaten heutzutage unverzichtbar. Dass sämtliche Daten passwortgeschützt und die Zugriffsrechte klar geregelt sind, versteht sich von selbst.

»Unverzichtbar sind für uns die Auswertungsmöglichkeiten der Filemaker-Lösung.Die Erkenntnisse daraus fließen in unser Marketing und unsere Strategieplanung ein«, erläutert Schmidbauer. »Wir können Statistiken nach allen erdenklichen Kriterien erstellen – und zwar in Eigenregie, ohne dafür einen Programmierer einsetzen zu müssen. Daten, die früher nur in tagelanger Arbeit ermittelt werden konnten, stehen heute in Sekundenbruchteilen zur Verfügung.« So weiß der Verlag immer genau, wann eine größere Anzahl an Abonnements endet und damit eine Marketingaktion zum Anwerben neuer Leser besonders sinnvoll ist.Auch für Testleseraktionen liefert Big.news jederzeit aufschlussreiche Auswertungen, inklusive Erfolgsquote.

Die Investitionskosten für die Software inklusive Filemaker Server und sechs Clients im gemischten Netzwerk (Windows und Mac), Installation, Datenübernahme und Schulung beliefen sich auf weniger als 15.000 Euro. »Bereits ein halbes Jahr nach der Einführung von Big.news 4.0 konnten wir feststellen, dass die Prozesse transparenter und zeitsparender organisiert sind, die Datensicherheit durch geregelte Zugriffsrechte höher ist und wir vor allem weniger Reklamationen und Beschwerden seitens unserer Leser und Inserenten haben«, resümiert Schmidbauer zufrieden.

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ANWENDERBERICHT: CRM MIT FILEMAKER BEI MITTELSTANDISCHEM VERLAGSHAUS: Kärntner Monat setzt auf FileMaker-Branchenlosung. Rechnungslegung und Kundenverwaltung des „Kärntner Monat“ werden von FileMaker gemanagt.

WIEN – Das Verlagsgeschäft ist schnelllebig und die Branche hart umkämpft. Um Abonnenten und Anzeigenkunden zu gewinnen und letztendlich zu halten, müssen sich diese gut betreut fühlen. Fehlerhafte Anschreiben, falsche Rechnungen, doppelte Anrufe oder ähnliches können den Ruf und das Jahresergebnis eines Verlags schnell negativ beeinflussen. Customer Relationship Mangagement (CRM) lautet das Zauberwort. Das mittelständische Verlagshaus „Kärntner Monat“ setzt seit sieben Jahren erfolgreich auf die Filemaker-basierende Branchensoftware big.news von Eibel Businesssoftware. Der „Kärntner Monat“ ist seit über 27 Jahren das Szenemagazin in Karmen. Seit 2001 gehört das Unternehmen mit rund 15 Mitarbeiter zu 85 Prozent der Styria Medien AG, einem der größten österreichischen Medienunternehmen mit knapp 3.000 Mitarbeitern. Rund zwanzig Tochterfirmen der Styria nutzen die Filemaker-basierende Kundenverwaltungs- und Fakturierungslösung für Printmedien.
Kunden erwarten schnelle und zufriedenstellende Antworten auf Fragen zu Anzeigenformaten, Schaltungsterminen und Zahlungsmodalitäten. „Wir suchten nach einem geeigneten Werkzeug für unsere Anzeigenverkäufer, das alle lnformationen zu den Kunden bereit hält, die Arbeit bestens organisiert und vor allem Ieicht bedienbar ist“, erläutert Norbert Sternad, Geschäftsführer des Kärntner Monat.
„2001 fanden wir in der Filemaker basierenden Branchensoftware big.news genau die richtige Lösung für uns als mittelständisches Verlagshaus. Große Verlagslösungen hatten sich in der Vergangenheit als zu unflexibel und kostenintensiv herausgestellt.“ 2008 entschied sich das Unternehmen, auf die aktuelle Version big.news 3.0 von Eibel Businesssoftware umzusteigen, die auf Filemaker 9 basiert.

EFFIZIENZ DURCH ORGANISATION
Die Mitarbeiter des Anzeigenverkaufs zeigen sich sehr zufrieden mit der Filemaker-Lösung. Auch das Update auf die neue Version verlief problemlos. Besonders schätzen die Anzeigenverkäufer die organisatorischen Möglichkeiten, die big.news bietet.

Bereits beim Programmstart werden die offenen Angebote, aktuelle Vorhaben, noch nicht frakturierte Aufträge oder ähnliches eingeblendet. Sämtlicher Schriftverkehr (Mail, Fax, Brief), Telefonnotizen, Anzeigenhistorie oder Rechnungen sind zentral im Programm hinterlegt, so dass sich auch andere oder neue Mitarbeiter nahtlos in die Thematik einfinden können. So weiß jeder, was Kollegen oder Vorgänger mit den Kunden gemacht haben – bei rund 10.000 Adressdaten heutzutage unverzichtbar. Sämtliche Daten sind passwortgeschützt, die Zugriffsrechte sind klar geregelt.
Die Verwaltung der Anzeigenkunden ist eine Sache, Abonnenten und Interessenten müssen sich natürlich auch gut aufgehoben fühlen. Tagtäglich rufen Leser an, die Fragen zu Zustellung, Laufzeit des Abonnements oder Rechnungen haben. „Dank der Filemaker-Lösung haben wir immer alle Informationen per Mausklick parat und können sofort Auskunft geben. Diese Kom¬petenz schätzen unsere Kunden sehr“, kommentiert Christian Schurek, Mitarbeiter in der Leserbetreuung. Auch wenn es um die Werbung neuer Leser geht, bedient sich das Unternehmen der Datenbank. Adressen werden ausgewertet, Rundmails direkt im System verfasst und Kontakte zum Nachtelefonieren markiert. Was früher aufwendig vorbereitet werden musste, ist heute im Handumdrehen geschehen.

DEM MITTELSTAND AUF DEN LEIB GESCHNEIDERT
„Unverzichtbar sind für uns die Auswertungsmöglichkeiten der Filemaker-Lösung. Die Erkenntnisse daraus fließen in unser Marketing und auch in unsere gesamte Strategieplanung ein“, kommentiert Sternad. „Wir können Statistiken nach allen erdenklichen Kriterien erstellen – und zwar in Eigenregie, ohne dafür einen Programmierer einsetzen zu müssen. Daten, die früher nur in tagelanger Arbeit ermittelt werden konnten, stehen heute in Sekundenbruchteilen zur Verfügung.“ Auf diese Weise weiß der Kärntner Verlag präzise, wann eine größere Anzahl Abonnements endet und damit eine Marketingaktion zum Anwerben neuer Leser sinnvoll ist. Auch für Testleseraktionen liefert big.news jederzeit Auswertungen, Erfolgsquote inklusive.
Die Unternehmens- und CRM-Software big.news ist mittelständischen Verlagsunternehmen auf den Leib geschneidert. Gibt es darüber hinaus individuellen Customizing-Bedarf, so kann dank der dahinter liegenden Filemaker-Technologie leicht nachgebessert werden. »Mit Filemaker haben wir eine Plattform für unsere Produkte gewählt, die äußerst flexibel und intuitiv in der Handhabung ist. Anpassungen sind daher in der Regel unkompliziert und kostengünstig auszuführen“, erläutert Erwin Eibel, Geschäftsführer Eibel Businesssoftware.
Der Datenabgleich mit dem SAP-System der Mutter¬gesellschaft Styria verläuft automatisiert. Bei Bedarf wird ein Export aller Neukunden und geänderten Kunden sowie aller neuen Rechnungen und Gutschriften angestoßen. Diese Dateien werden dann ebenfalls automatisiert in SAP eingelesen. Die Investitionskosten für die Software inklusive Filemaker-Server und elf Clients, Installation, Datenübernahme und Schulung beliefen sich auf weniger als 20.000 Euro.
„Die Alternative, extern angebundene SAP-Arbeitsplätze zur Styria einzurichten, hätte unseren inhaltlichen und praktischen Anforderungen nicht entsprochen und wäre um ein Vielfaches kostspieliger ausgefallen“, blickt Sternad zurück. „Bereits ein halbes Jahr nach dem Update auf big.news 3.0 können wir feststellen, dass die Prozesse transparenter und zeitsparender organisiert sind, die Datensicherheit durch geregelte Zugriffsrechte höher ist und wir vor allem weniger Reklamationen und Beschwerden seitens unserer Leser und lnserenten haben“, resümiert Sternad
zufrieden.

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FileMaker-Anwendung organisiert Lebenshilfe

Wien. Der Anspruch an karitative Organisationen ist hoch: transparent sollen sie sein und gut organisiert, sodass die Mittel direkt dem Hilfszweck zugute kommen. Die Lebenshilfe Bezirk Mürzzuschlag in der Steiermark nimmt hier eine Vorreiterrolle ein. Wie mittlerweile beinahe alle der 18 steirischen Lebenshilfen organisiert sie sich seit bereits über zehn Jahren erfolgreich mit der FileMaker-basierten Büroverwaltung und Fakturie¬rungssoftware „big.business“ von eibel.businesssoftware.

Die Lebenshilfe Bezirk Mürzzuschlag ist einer von 18 eigenständigen Vereinen in der Steiermark im Landesverband der Lebenshilfe Steiermark. Landesweit nehmen über 2.500 Menschen ungefähr 5.100 Angebote der steirischen Organisation in Anspruch. Der Mürzzu¬schlager Verein beschäftigt 60 feste und acht freie Mitarbeiter. eibel.businessoftware entwickelt seit 1993 Lösungen auf Basis der Datenbank FileMaker. www.eibel.businesssoftware.at

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Zentraler Server schafft Übersicht und reduziert Arbeitsaufwand. Daten-Pool gibt Pflegepersonal Zeit für die eigentliche Arbeit

Datenbanksoftware bildet die Grundlage für die Mitarbeiter- und Kundenverwaltung einer karitativen Einrichtung in der Steiermark. Notfallpläne für die betreuten Personen stehen schnell und für alle Standorte bereit. Für den Schutz der Informationen sorgt ein zehnstufiges Berechtigungssystem.
Der Anspruch an karitative Organisationen ist hoch: Transparent sollen sie sein und gut organisiert, sodass die Mittel direkt dem Hilfswerk zu Gute kommen. Die Lebenshilfe Bezirk Mürzzuschlag nimmt hier eine Vorreiterrolle ein. Sie organisiert mit der Büroverwaltung und Fakturierungssoftware Big.business, die auf die Datenbank von Filemaker basiert. Für die Verwaltung der 60 festen und acht freien Mitarbeiter sowie Dienstplanerstellung und Zeitabrechnung ist die spezielle Komponente Modul.zeit im Einsatz.
Die Anforderungen sind hoch: Adressmanagement, Bestellungen, Schriftverkehr mit Lieferanten und Kunden, Rechnungswesen, Spendenerfassung oder die Organisation von kleineren Spendenprojekten. „Bevor wir uns auf die Suche nach einer geeigneten Software machten, war der organisatorische Aufwand immens. Allein die Verwaltung unserer Mitglieder, Partner und öffentlichen Einrichtungen nahm schnell mal einen halben Tag in Anspruch“, erläutert Gisela Edlinger, Leiterin Verwaltung der Lebenshilfe Bezirk Mürzzuschlag. „Wir suchten nach einer zentralen Lösung auf die wir von allen Standorten zugreifen können. Sie sollte einfach zu bedienen sein und vertrauliche Daten sicher aufbewahren.“
Heute bedarf es lediglich weniger Klicks in der Datenbank und die Spenden werden zentral erfasst, Quittungen ausgestellt, Dankesschreiben verfasst, Rechnungen erstellt oder Adressen nach verschiedenen Kategorien abgelegt.
Die Lösung bietet auch schnellen Zugriff auf wichtige Informationen- zum Beispiel in Situationen, in denen die Bezugspersonen der Betreuten umgehend erreicht werden müssen.
Durch die Betreutenadministration mit integrierter Dokumentenverwaltung ist dies von allen Standorten der Einrichtung gewährleistet. Neben Stammdaten sind hier Dokumente wie ärztliche Atteste oder Notfallkarten auf Knopfdruck abrufbar. Die direkte Verlinkung zu den Bezugspersonen innerhalb der Datenbank stellt sicher, dass Festnetz- oder Mobilfunknummer im Notfall da sind.
„Bei einer derartigen Fülle von personenbezogenen Informationen spielt das Thema Datenschutz natürlich eine große Rolle. Daher überzeugte uns bei der Lösung auch das zehnstufige Berechtigungssystem, das die Daten vor unbefugten Zugriff schützt“, erinnert sich Magaretha Schaffenrath, Vorsitzende der Lebenshilfe Mürzzuschlag. Gleiches gilt für die in der Mitarbeiterverwaltung hinterlegten Daten der Angestellten.
Für die Erfassung der Arbeitszeiten bietet die Software einfache Masken, über die die Mitarbeiter ihre Stunden von alle Standorten aus per Terminal-Services und VPN-Verbindung (Virtual Private Network) eingeben. Dienstpläne werden direkt aus der Datenbank erstellt. Den Mitarbeitern in der Verwaltung bieten diverse Darstellungs- und Kumulierungsmöglichkeiten Kontrolle und Übersicht auf die erbrachten Stunden. So können auf Knopfdruck beispielsweise beliebig viele Dienstarten mit oder ohne Zuschlag kumuliert oder Standart-Tagesdienste zu Wochendiensten zusammen gefasst werden.
Lizenzen und die komplette Einführung kosten 30.000 Euro
Die einmaligen Kosten für die Software (20 Benutzerlizenzen sowie Update auf das aktuelle Modul.zeit) inklusive Installation, Schulung und Datenübernahme beliefen sich auf etwa 30.000 Euro. In Euro und Cent lässt sich der Nutzen der Lösung nicht beziffern, doch der Alltag macht deutlich welchen Stellenwert für die karitative Einrichtung hat. Die Datenhaltung auf einem zentralen Server reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich. Auch die Möglichkeiten der Datennutzung und Auswertung auf Knopfdruck erweitern die Arbeit merklich. Schaffrath fasst zusammen: „Unsere Einrichtung ist in den vergangenen Jahren beträchtlich gewachsen. Ohne diese IT-Infrastruktur hätten wir einen administrativen und kostenintensiven Overhead aufbauen müssen.“

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Wohnungssuche mit Hindernissen: Datenbank auf Filemaker-Basis als Stütze für Menschen mit Behinderung

atempo hat auf Basis der Datenbank Filemaker die Plattform Nueva entwickelt, die Immobilienverzeichnis und Qualitätsmanagementsystem vereint. Menschen mit Behinderung soll so die Suche nach einer geeigneten Wohnung erleichtert werden.
Menschen mit Handicap haben es oftmals schwer, sich in einem Lebensraum zurechtzufinden, der auf Menschen ohne Behinderung zugeschnitten ist. Gerade die Suche nach Wohnraum gestaltet sich schwierig, weil auf viele Punkte Rücksicht genommen werden muss, wie zentrale Lage, Nähe zu bestimmten Einrichtungen oder rollstuhlgerechter Zugang zur Wohnung. Die gemeinnützige Betriebsgesellschaft atempo mit Sitz in Graz kümmert sich seit sieben Jahren um die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderung. Im Jahr 2001 wurde mit Nueva ein Projekt zur Evaluation von Dienstleistungen für diese Menschen ins Leben gerufen, das Immobilienverzeichnis und Qualitätsmanagementsystem vereint.
Die Plattform evaluiert Wohnraum und verfügt über eine Feedback-Funktion für Bewohner. Zum einen werden mit Nueva geeignete Wohnmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen in den verschiedensten Ausprägungen erfasst, zum anderen finden regelmäßige Befragungen über die Zufriedenheit der Bewohner statt. Mögliche Entwicklungen der Wohnräume und deren bauliche Veränderungen werden ebenso aufgenommen wie die Betreuungsform, die Lage und Umgebung des Wohnangebotes und vieles mehr.

FILEMAKER-DATEN BANK
Da bis zu diesem Zeitpunkt kein Qualitätsmanagementsystem dieser Art vorhanden war, galt es zunächst, diese Idee softwareseitig umzusetzen. Mit Eibel Businesssoftware und der Datenbanktechnologie Filemaker fanden die beiden ambitionierten Firmengründer Walburga Fröhlich, Klaus Candussi, was sie suchten. Völlig neu war Fröhlich und Candussi der Gedanke einer Filemaker¬lösung allerdings nicht, denn sie nutzen für die Verwaltung der Gesamtfirma bereits seit 1989 eine Applikation auf Filemaker-Basis. Wesentliche Kriterien waren bei der Wahl die Flexibilität und extreme Anpassungsfähigkeit auf die speziellen Bedürfnisse von atempo.
Die größte Herausforderung war die Erstellung des Fragen- und Auswertungsgerüstes für dieses vollkommen neue System: Anders als bei ISO¬-Zertifizierungen, die sich hauptsächlich mit Prozess- und Strukturqualität im Unternehmen befassen, muss das Qualitätsmessverfahren für Menschen mit Lernschwierigkeiten und Behinderungen auf deren spezielle Bedürfnisse zugeschnitten sein. So war es zum Beispiel unabdingbar, dass die Befragung vor Ort, das heißt im Wohnumfeld der Teilnehmer, stattfinden und die Auswertung direkt online über Internet-Verbindung auf den Notebooks erfolgen kann.

Die Fragebögen wurden eigens von behinderten Menschern konzipiert. Insgesamt werden 36 Werte erfasst und auf Anforderung grafisch aufbereitet. Die Datenerfassung erfolgt vor Ort über eine VPN-¬Verbindung und Terminal Services. Da sowohl Befragung als auch Auswertung von Menschen mit Handicap durchgeführt werden sollten, stand die Benutzerfreundlichkeit der Datenbanklösung an oberster Stelle. Die Masken wurden barrierefrei gestaltet und verwenden große Schriften für Bedienelemente und Schaltflächen. Dank der einfachen Benutzerführung ist die Eingabe der Fragebögen auch ohne Maus nur über die Tastatur möglich.

DATENSAMMLUNG
Erfasst und gegliedert werden unterschiedlichste Daten, angefangen bei Freizeit, Weiterbildung und sozialen Kontakten über Gesundheitszustand bis hin zu Förderungs- und Betreuungsbedarf. Diese Daten können über längere Zyklen mit weiteren Wohnprojekten verglichen werden, was eine Gegenüberstellung mit Durchschnittswerten anderer Betreuungsformen ermöglicht. So wird die Zuordnung des passenden Wohnraums für den jeweiligen Kunden erleichtert und Entwicklungen und Veränderungen einer einzelnen Wohneinrichtung sind von einer Evaluation zur nächsten auswertbar. Aktuell sind in der Nueva-Datenbank etwa 2.000 Fragebögen und damit Wohnraumangebote erfasst. Über die Basisabfrage unter www.nueva-online.info können die Nutzer nach dem passenden Wohnraum suchen. Derzeit werden geeignete Wohnangebote in der Steiermark, Vorarlberg und Wien evaluiert, geplant ist zudem, zukünftig auch Kärnten und Südtirol in die Evaluation mit aufzunehmen. Ein Beispiel: Gibt ein schwer gehbehinderter und auf den Rollstuhl angewiesener junger Mann in der Abfrage ein, dass er Gesellschaft liebt, auf Betreuung angewiesen ist und eine Wohnmöglichkeit mit Balkon in Wien sucht, erhält er auf Knopfdruck passende Angebote.

Ein so großes Projekt wie Nueva bedarf einer langen Planungszeit. Doch auch die Ausbildungszeit der Evaluatoren nahm zwei Jahre in Anspruch, wodurch das Team von Eibel Businesssoftware die Lösung mit dem Projekt wachsen lassen konnte. Daher wurden die Vorgaben für die Entwicklung mit den ersten Auswertungsergebnissen kontinuierlich verbessert und auf die speziellen Bedürfnisse angepasst. Die erste Version, die auf Basis von Filemaker 6 programmiert war, wurde Ende 2005 auf Filemaker 8 migriert. Bis heute wird die Datenbanklösung permanent verfeinert und erweitert.
Durch die beeindruckende Auswertungsgeschwindigkeit ist der Nutzen der Nueva-Dienstleistungen für alle Beteiligten groß: Menschen, die einen Wohnraum suchen, erhalten evaluierte Daten über bestehende Angebote, Anbieter von Wohnraum dagegen erfahren, wie zufrieden die Bewohner mit ihrem Angebot sind und wo Abweichungen von Durchschnittswerten bestehen. Die Benchmarking-Daten geben Aufschluss über Stärken und Schwächen des eigenen Angebotes und damit über die Positionierung im Markt. Geldgeber wiederum erhalten erstmals valide Daten über die Qualität der von ihnen bezahlten Leistungen, zudem liefert Nueva den Bundesländern solide Sozialplanungsdaten.

Die Idee von Walburga Fröhlich, Klaus Candussi und ihren Mitstreitern, auf dem Weg in Richtung Gleichstellung über die Wohnraumsuche zu gehen, ist mit Nueva so erfolgreich geglückt, dass es mittlerweile den Sprung über die Landesgrenze hinaus geschafft hat: Atempo kooperiert dabei mit selbständigen Franchisepartnern, wobei die Datenbank einen Teil des Franchise-Angebotes darstellt.

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Wochenzeitung „Die Furche“ vertraut ihre Abonnenten einer FileMaker-Branchenlösung an. Steigende Auflage bestätigt die Richtigkeit der Entscheidung.

Eine solide Abonnentenbasis gehört zu den Grundlagen einer erfolgreich wirtschaftenden Zeitung, bedingt sie nicht nur kontinuierliche Verkaufseinnahmen sondern – mindestens ebenso wichtig – Anzeigenerlöse. Doch Leser bleiben nur treue Leser, wenn sie sich gut betreut fühlen. Um hier die Weichen für die Zukunft zu stellen, entschied sich die Wochenzeitung „Die Furche“ für big.news, eine auf FileMaker Pro basierende Branchenlösung von eibel.businesssoftware.
Mit 14.000 Abonnenten und einer Auflagenhöhe von rund 16.000 ist „Die Furche“ Österreichs einzige überregionale Qualitäts-Wochenzeitung. Um einen derart großen Kundenstamm zu halten, reichen freundliche Mitarbeiter alleine heute nicht mehr aus. Die Leser erwarten – neben qualifizierten Inhalten – schnelle und zufrieden stellende Antworten auf Fragen etwa nach Abo-Art, – Dauer, -Rechnungen oder Zustellung. Bis Anfang 2004 bereiteten derartige Auskünfte dem Unternehmen zunehmend Kopfzerbrechen. Sämtliche
Abonnentendaten wurden bis dahin zentral im SAP-System des Mutterkonzerns Styria Medien AG verwaltet. Abonnenten wendeten sich für Auskünfte grundsätzlich direkt an „die
Furche“, mussten aber gebeten werden, einen Grazer Sachbearbeiter anzurufen. Das verärgerte manchen Leser, denn es bedeutete einen Extraanruf, der Zeit und Geld kostete.

FileMaker-Lösung big.news holt Abonnenten ins Haus

„Anrufe und Anfragen von Abonnenten sind für einen Verlag wertvolle Möglichkeiten, den Kontakt mit ihnen zu pflegen“, erläutert die stellvertretende Verlagsleiterin Nicole Schwarzenbrunner. Um diese Chancen besser nutzen zu können, entschieden sich die Blattmacher, die Verwaltung der Abonnenten und Anzeigenkunden inhouse zu realisieren. Die passende Software fanden sie in big.news, eine auf FileMaker Pro basierende
Kundenverwaltungs- und Fakturierungslösung speziell für Printmedien, ergänzt um die Zusatzanwendung modul.abonnements. Die Investitionskosten für die Software beliefen sich auf 24.000 Euro, Wartung und Updates belaufen sich jährlich auf knapp 2.000 Euro. „Die Alternative, extern angebundene SAP-Arbeitsplätze zur Styria Medien AG einzurichten, wäre um ein Vielfaches kostspieliger ausgefallen. Obwohl wir die komplette Abonnentenverwaltung jetzt inhouse abwickeln, mussten wir keine zusätzlichen Stellen schaffen“, blickt Nicole Schwarzenbrunner zurück. Die Implementierung verlief weitgehend reibungslos und auch bereits der erste Abo-Rechnungslauf mit über 11.000 Datensätzen stellte kein Problem dar.
„Die Lösung von eibel.businesssoftware hat einfach alles, was wir brauchen und ist vor allem unkompliziert zu bedienen. Bereits nach 3 Schulungstagen – aufgeteilt auf drei Wochen – waren unsere Mitarbeiter sicher im Umgang mit der Lösung.“

Jeden Monat erledigt big.news nach wenigen Eingaben automatisch sämtliche Abrechnungen, per Datenträger gelangen alle Kunden- und Rechnungsdaten in die SAP-Buchhaltung des Mutterkonzerns. Wöchentlich erstellt das System zudem die Basisdaten für die Auflagenmeldung an die Österreichische Auflagenkontrolle (ÖAK). Ein schöner Nebeneffekt: Auch die geänderten Regeln der ÖAK bezüglich der Leser- und Abonnentenerfassung konnten dank der Flexibilität des Systems schnell und kostengünstig umgesetzt werden. Es liefert überdies die aktualisierten Adressdaten der Leser an die zuständigen Versender Österreichische Post, redmail und in die Druckerei. Heute kann der Sachbearbeiter direkt
während des Anrufs dank tagesaktueller Daten aus der SAP-Buchhaltung – die automatisch per Rückdatenträger in die FileMaker Pro-Lösung einfließen – nahezu jede Auskunft
geben.

Daten für Anzeigenverkäufer

Auch der Anzeigenverkauf organisiert sich mit big.news. Die Anzeigenverkäufer der „Furche“ erhalten mit einem Mausklick sämtliche Daten, die sie für Akquisetelefonate benötigen: die Adresse des potenziellen Anzeigenkunden, die komplette zugehörige Korrespondenz sowie sämtliche Rechnungen und Angebote. Auch der sonstige Schriftverkehr im Verlagshaus der „Furche“ läuft über big.news. Alle Briefe, Faxe und E-Mails sind damit zentral erfasst.

Statistiken für Marketing- und Strategieplanung

„Unverzichtbar sind für uns bereits heute die Auswertungsmöglichkeiten der FileMaker-Lösung. Die Erkenntnisse daraus fließen in unser Marketing und auch unsere gesamte
Strategieplanung ein“, kommentiert Nicole Schwarzenbrunner. „Wir können Statistiken nach allen erdenklichen Kriterien erstellen – und zwar in Eigenregie, ohne dafür einen
Programmierer einsetzen zu müssen. Daten, die früher, wenn überhaupt, nur in tagelanger Arbeit ermittelt werden konnten, stehen heute in Sekundenbruchteilen zur Verfügung.“ Auf
diese Weise wissen die Wiener Verleger zum Beispiel präzise, wann eine größere Zahl Abonnements endet und damit eine Marketingaktion zum Anwerben neuer Leser besonders
sinnvoll ist. Für Testleseraktionen liefert big.news jederzeit aufschlussreiche Auswertungen, inklusive Erfolgsquote. Dabei lassen sich sogar die Geburtsjahrgänge der Besteller der
Probeabos abfragen. So sieht das „Furche“-Team, ob die Werbeaktion auch bei den wichtigen Nachwuchslesern erfolgreich war. Erste Ergebnisse des Einsatzes von big.news ließen nicht lange auf sich warten: Im Vergleich zum ersten Quartal 2004 bescheinigte die Österreichische Auflagenkontrolle der „Furche“ im gleichen Zeitraum 2005 einen Anstieg der verkauften Auflage um 9,8 Prozent.

eibel.businesssoftware

eibel.businesssoftware entwickelt seit 1993 Standard- und Individualsoftware. Viele Verlage zählen zu seinen Kunden. Allein zwanzig Tochterunternehmen der Styria Medien AG.
Weitere Informationen erhalten Sie unter http://eibel.businesssoftware.at

Die Furche

„Die Furche“, Österreichs einzige überregionale Qualitäts-Wochenzeitung, setzt sich in intellektuell anspruchsvoller Weise mit den wesentlichen Fragen der Zeit auseinander. 1945
von Dr. Friedrich Funder gegründet bietet sie Orientierung, Analyse und Hintergrund zu brisanten Themen auf hohem journalistischen Niveau und versteht sich als Forum für
möglichst breite, kritische Debatten. Damit will sie wöchentlich einen Beitrag zu zukunftsorientiertem Denken, Glauben und Handeln leisten. „Die Furche“ zählt nicht zum
Pflichtprogramm der schnellen Informationsbeschaffung, sondern zur Kür einer qualifizierten Horizonterweiterung. Infos unter www.furche.at.

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big.news

Das Steckenpferd des österreichischen Anbieters eibel.businessoftware ist die VerwaItungs-Software big.business, eine Mischung aus Kundenmanagement (Customer Relationship Management, kurz CRM) und Faktura. Die Verlags-Software big.news basiert auf der CRM-Software, wurde allerdings in Sachen Auftragsbearbeitung auf die speziellen Bedürfnisse der Verlage ausgerichtet. In der vordefinierten Preisliste sind Positionen wie Agenturprovisionen, Farbzuschläge oder spezielle Inseratformen wie Beilagen. Flächen- oder Wortanzeigen enthalten. Zudem lassen sich Anzeigen digital speichern, als Anlage zur Rechnung ausdrucken, faxen oder als E-Mail-Anhang verschicken. Übersichten zu den verkauften Anzeigen erleichtern die Heftplanung. Bei der Vertriebssteuerung profitieren Anzeigenteams von der Datentransparenz, Gesprächsnotizen, E-Mails und der komplette Schriftverkehr fließen in die Kontakthistorie ein. So bleiben Absprachen stets erkennbar, auch wenn der Anzeigenberater im Urlaub weilt. Umsatzauswertungen informieren über die umsatzstärksten Kunden und den Erfolg einzelner Anzeigenarten. Standardschnittstellen zu SAP oder der Schweizer Finanzbuchhaltung MasterFinanz sind vorhanden. Zudem existieren
Zusatzprogramme für Zeiterfassung. Dokumentenmanagement sowie die Abrechnung von Werbezeit in Fernsehen und Radio.

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filemaker.de, 21. Juni 2005
atempo, Graz: Filemaker-Datenbank zur Qualitätsbestimmung für Dienstleistungen im Bereich „betreutes Wohnen“

Die Firma eibel.businesssoftware hat auf Basis einer FileMaker Pro Datenbank eine Applikation geschaffen, mit der die Qualität von Dienstleistungsangeboten im Wohnbereich für Menschen mit Lernschwierigkeiten und Behinderung gemessen wird. Dazu befragen Menschen mit Lernschwierigkeiten andere Menschen mit Lernschwierigkeiten bzw. Behinderung anhand eines eigens von ihnen entwickelten Fragebogens und geben die Daten in der Datenbank ein.

Was macht Nueva?
Anhand eines von Menschen mit Lernschwierigkeiten und Behinderung entwickelten Nueva – Fragebogens werden Wohnangebote evaluiert. Die Nueva Expertinnen und Experten besuchen die Bewohnerinnen und Bewohner zu Hause und befragen sie in Einzelinterviews. Nueva misst und beschreibt die Qualität von Dienstleistungsangeboten im Wohnbereich für Menschen mit Lernschwierigkeiten und Behinderung. Nueva interessiert sich für die consumer- outcome- quality in Ergänzung zu anderen Qualitätsmessverfahren, wie beispielsweise ISO, die sich in der Hauptsache für die Prozeß- und Strukturqualität interessieren. Umfassend ausgebildete Menschen mit Lernschwierigkeiten befragen also andere Menschen mit Lernschwierigkeiten und Behinderungen zum Thema Wohnen.

Die Antworten werden in eine von eibel.businesssoftware nach den Vorgaben von Nueva entwickelte Filemaker Pro-Datenbank eingegeben und ausgewertet. Diese läuft auf einem Windows 2003 Server auf den die BenutzerInnen der Zentrale in Graz direkt zugreifen, während sich die MitarbeiterInnen der Wiener Außenstelle via VPN-Zugang auf dem eigenen Windows Terminal Server anmelden, um ebenfalls in nahezu identischer Geschwindigkeit arbeiten zu können. Die Datenerfassung beim Kunden geschieht online über Notebooks, der Datenabgleich mit dem Server erfolgt dann im Nueva-Büro automatisiert.

Die Auswertungen liefern die Basisdaten für eine genaue Beschreibung eines jeden Wohnangebotes. Jede Auswertung kann auch mit jeder anderen direkt verglichen werden. Auch Vergleiche mit Durchschnittswerten aller bisher eingegeben Fragebögen dieser Betreuungsform sind Standard. Besonderheit dabei: die Darstellung von Ergebnissen auf Werteskalen (0-100%, bzw. 10 Schritte nach links bis 10 nach rechts) in grafischer Form – und das ohne die Verwendung eines anderen Programmes.

Die Ergebnisse aus der Steiermark und Wien wurden nun vor kurzem im Nueva Online-Katalog – www.nueva-online.info – veröffentlicht. Dieser gibt einen umfassenden Überblick über die Wohnangebote für Menschen mit Behinderung in diesen Ländern.
Auch in anderen europäischen Ländern hat das Projekt Nueva inzwischen ganz konkretes Interesse hervorgerufen
http://www.nueva-online.info http://www.atempo.at/nueva

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Kärnten geht online

„crm“ ist in aller Munde. Die „Kärntner Regional Medien“ vernetzen sechs Standorte und betreiben optimales Kundenbeziehungsmanagement. Mit „big.news 2.5“ von eibel.businesssoftware.

Seit 11 Jahren entwickelt eibel.businesssoftware Standard- und Individualsoftware auf Basis FileMaker Pro und ist mit seinem Produkt „big.news – Fakturierung und Kundenmanagement für Printmedien“ in der Steiermark seit vielen Jahren Marktführer. Heuer sind es aber gerade andere Bundesländer, die neueste Lösungen als erste in Betrieb nehmen können. War es Anfang dieses Jahres die „Furche“ in Wien, die die Aboverwaltung vom Grazer Mutterkonzern übernahm und durch den Einsatz des „modul.abonnements, die Aboverwaltung zu big.news“ ins eigene Haus holte, so sind es nun die Kärntner Regional Medien, die erstmals „big.news 2.5“ online aus sechs Standorten bedienen.

DIE TECHNIK

In Hermagor stehen zwei Server. Ein File- und Datenbankserver (Windows 2003 Server und Filemaker Pro Server) und ein Windows 2003-Server mit Terminaldiensten. Alle Mitarbeiter/-innen in diesem Netzwerk greifen direkt auf den Datenbankserver zu. Via Internet sind fünf weitere Standorte verbunden, und zwar Klagenfurt, Villach, St. Veit, Spittal und Feldkirchen. Die Verbindungen sind verschlüsselt und als „vpn“, das bedeutet „virtual private network“ eingerichtet. Alle Mitarbeiter/-innen der entfernten Standorte melden sich beim Terminalserver an und führen dort die Lösungen „big.news“, Microsoft-Word (für Serienbriefe) und Microsoft Outlook aus.

Erwin Eibel (eibel.businesssoftware):
„Wir haben schon einige andere Lösungen mit zwei, drei Standorten im Einsatz. Aber in diesem Fall sind es weit mehr Anwender, die remote auf den Server zugreifen, als lokal in Hermagor arbeiten. Trotzdem hat es für die Umsetzung aber dann doch keinen Unterschied gemacht. Die Verkäufer melden sich am Terminalserver an und haben eine Geschwindigkeit, die nahezu ident mit einem lokalen Netzwerk ist. Und das bei Internetzugängen mit teilweise nur ADSL-Geschwindigkeit.“

Hannes Berger (Kärntner Regional Medien):
“ Wir sind mit unseren Medien sehr erfolgreich und haben in den vergangenen Jahren einige Mitarbeiter dazubekommen. Jetzt war es an der Zeit, die Kundenbetreuung nicht nur in Hermagor und Klagenfurt, sondern auch an allen anderen Standorten zu optimieren. Wir haben uns umgesehen und nach crm-Lösungen gesucht. Letztendlich hat uns die neue Version von „big.news“ überzeugt. Es nützt wenig, wenn man getrennt von der eigenen Fakturierung crm-Software verwendet. In big.news brauche ich keinen Datenabgleich zu machen, um kundenrelevante Daten zu aktualisieren. Da ist alles ,live‘ abrufbar.“ Versteht sich von selbst, dass auch die Server- und Softwarebetreuung zu 95 % online erfolgt.

DIE SOFTWARE
big.news 2.5 unterstützt in erster Linie den Verkäufer bei seiner täglichen Arbeit. Auf Knopfdruck wählt der Computer die gewünschte Telefonnummer einer Adresse, erzeugt ein neues Mail oder ruft die Homepage des Kunden auf. Alle Briefe, Faxe und E-Mails, alle Vorhaben zu diesem Kunden, alle bisherigen Umsätze, ein Jahresvergleich über bis zu zehn Jahren sind auch nur definitiv EINEN Mausklick entfernt. So effizient organisiert man seine Aktivitäten und der Verkaufsleiter hat auch stets den Überblick. Aus Angeboten werden Auftragsbestätigungen und daraus Rechnungen. In jedem Stadium sind Auswertungen möglich und die können ganz schön ins Detail gehen: so weiß der Verkaufsleiter z.B. schon im Angebotsstadium, wie viele ganzseitige Inserate für die Dezemberausgabe eines bestimmten Mediums in Diskussion sind und welchen Umsatz sie bringen würden. Das individuell anpassbare Provisionssystem kann pro Rechnung bis zu zwei Verkäufer berücksichtigen und rechnet auch nach Umsatzstufen ab. Serienbriefe, Serien-E-Mails werden automatisch genau dokumentiert und liegen so zur Nachbearbeitung für jeden Betreuer parat. Datensicherheit spielt ebenfalls eine große Rolle. So sind alle Serverkomponenten (Festplatten, Lüfter, Netzteil) bei Ausfall während des Betriebes austauschbar. Auch der Zugang zu den Informationen ist geregelt: Standardbenutzer können zum Beispiel nur eigene Daten bearbeiten und fremde Umsätze gar nicht sehen. “ location austria / Standort

Österreich“, Beilage der „Presse“ vom 18. 12. 04. Mit freundlicher Genehmigung der Redaktion.

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Druck- und Verlagswesen: big.news bringt Anzeigengeschäft auf Touren

Im Jahr 1993 machte sich Erwin Eibel selbstständig und gründete sein Unternehmen eibel.businesssoftware. Noch im gleichen Jahr entwickelte er mit FileMaker eine Datenbank zur Adressverwaltung. Stetig erweiterte Eibel diese Datenbanklösung mit Modulen. Heute ist big.business 5.0 seine Standarddatenbanklösung für die Teamarbeit im Büro.
Die für die branchenspezifischen Bedürfnisse von Verlagshäusern modifizierte Lösung nennt sich big.news. Verlage sind damit in der Lage, an zentraler Stelle die kompletten Kundenkontakte zu verwalten und den ausgehenden Schriftverkehr zu speichern. Der Vorteil: Alle Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die gesamte Korrespondenz – Briefe, Faxe und E-Mails stehen dem Team sofort und stets aktuell zur Verfügung. Der ausgefeilte Suchmechanismus der FileMaker Pro-Lösung findet Dokumente, aber auch beliebige Textfolgen innerhalb der gespeicherten Daten, in Sekundenschnelle. Das erleichtert auch Anzeigenverkäufern die Arbeit – wenn sie mit big.news ihre Akquisitionsgespräche organisieren. Ein einziger Mausklick reicht, und schon stehen alle wichtigen Kontaktdaten parat: die Adresse des potenziellen Anzeigenkunden mitsamt der zugehörigen Korrespondenz, allen Rechnungen und Angeboten.
Eine praktische Ergänzung von big.news ist das Zusatzmodul „modul.abonnements“, das Abonnenten verwaltet und dabei sogar automatisch die jeweiligen Abrechnungen in die Wege leitet. Das Modul erstellt jeweils 10 000 Rechnungen in knapp 15 Minuten, wertet die Abo-Daten entsprechend der Österreichischen Auflagenkontrolle ÖAK aus, und unterstützt den Datenexport für den Versand.
Ein weiteres optionales Zusatzmodul ist „modul.kleinanzeigen“. Damit erfassen Verlage nicht nur Kleinanzeigen, sondern rechnen sie gleichzeitig auch an die Auftraggeber ab. Aber das Modul kann noch mehr: Es sorgt für den reibungslosen Datenexport in andere Anwendungen wie QuarkXPress oder InDesign – damit alle eingebuchten und
abgerechneten Kleinanzeigen auch ja zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Form erscheinen. Die Texte, auch dies ein besonderer Vorteil, werden sortiert nach Haupt- und Unterrubriken mit den jeweils zugehörigen Stylesheets an die Layoutprogramme übergeben.
eibel.businesssoftware ist seit dem Jahr 2004 Mitglied der FileMaker Solution Alliance.
Weitere Informationen über eibel.businesssoftware finden Sie unter www.eibel.businesssoftware.at.
Lösungen
big.business 5.0 – Unternehmensanwendung für die Teamarbeit im Büro
big.news – Branchenpaket für Verlage
modul.abonnements – Zusatzmodul zur Abonnenten-Verwaltung
modul.kleinanzeigen – Zusatzmodul für Kleinanzeigen-Verwaltung

Auf die Frage „Warum er mit FileMaker Pro eigene Lösungen entwickelt?“, antwortet Erwin Eibel, Gründer und Inhaber von eibel.businesssoftware aus Fernitz bei Graz (Österreich),: „Nur mit FileMaker Pro kann ich meine ‚plexy’-Designoberfläche realisieren. Seit dem Jahr 2000 besitzt unsere Businesssoftware eine Oberfläche mit Farbleitsystem und Schaltflächen, die wie bunte Plexiglasrohre schimmern. Das ist einzigartig bei
Unternehmensanwendungen und
erleichtert die Arbeit. Ein weiterer Vorteil von FileMaker Pro ist, dass ich damit optimale Onlinelösungen realisieren kann, auf die Anwender dann beispielsweise über Windows Terminal Services sicher zugreifen.“
Referenzkunden
„Die Furche“, Wochenzeitung, Wien (Österreich)
„Kärntner Regional Medien“, Verlag mit mehreren Monatsmagazinen, Hermagor/Villach/Klagenfurt/St. Veit/Spittal (Österreich)
„Steirer Monat“, Monatsmagazin, Graz (Österreich)
„Kärntner Monat“, Monatsmagazin, Klagenfurt (Österreich)

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Sechsmal die Woche: Der Macher der steirischen Tageszeitung „Neue Zeit“ leisten Pionierarbeit in Sachen Desktop Publishing. Sie bewältigen den täglichen Produktionsstress mit Mac und Maus.

„Das kann nicht funktionieren“, war die Stellungnahme von Apple Österreich. Der Grazer Mac-Händler Erwin Eibel von der ComputerCity und das Team der steirischen Tageszeitung „Neue Zeit“ wagten dennoch das bis dahin für unmöglich Gehaltene. Sie installierten für den Ganzseitenumbruch ein System mit zahlreichen Macs, einem 3Com-File-Server, VT600-Laserdruckern, Agfa-Scannern und der Software PageMaker.

Es ist Es ist hinlänglich bekannt, auch aus der Apple-Werbung, daß der Mac gut für Desktop-Publishing-Aufgaben im Bereich professioneller Satz- und Bildbearbeitung geeignet ist. Zahlreiche Monats- und ebenfalls Wochenmagazine werden an Macintosh erstellt und auf Post-Script-fähigen Satzmaschinen belichtet. Einzigartig im deutschsprachigen Raum ist aber die komplette Produktion, inklusive der integrierten Text- und Bildbearbeitung, einer Tageszeitung mit dem Macintosh.
„Das ist  nicht mehr Desktop Publishing“, erklärt der Herausgeber und Chefredakteur Josef Riedler mit Nachdruck, „wir sind hier weiter gegangen, als selbst Apple Österreich es sich vorstellen konnte. Hier werden von Profis täglich 50 Seiten mit den Macs produziert.“
Interessant ist die Tatsache, daß die Umstellung auf dieses System ausschließlich aufgrund wirtschaftlicher Überlegungen geschah. Hier waren bei der Installation keine Mac-Freaks am Werk, die „verliebt“ in die Maus waren, sondern erfahrene Zeitungsmacher, denne ein aktuelle verlustfreie Tageszeitungsproduktion oberstes Ziel war.

Seit nunmehr einem Jahr wird sechsmal pro Woche eine Ausgabe mit acht Mutationen ohne einen einzigen Ausfall hergestellt. „Das System darf auch gar nicht stehen“, erklärt Riedler, „denn das würde einen Schaden von einer halben Million Schilling bedeuten.“ Die tägliche Ausgabe umfasst in der Regel 32 Seiten. Dies bedeutet mit den acht Regionalausgaben den Umbruch von bis zu 50 Seiten pro Tag. Dazu werden in der Repro-Abteilung etwa 130 Bilder und Graphiken tagtäglich digitalisiert.
Gegründet wurde die „Neue Zeit“ 1945 von der steirischen SPÖ (Sozialistische Partei Österreichs). Seit nunmehr zwei Jahren ist sie im Eigentum der Mitarbeiter und erscheint dienstags bis sonntags mit einer Auflage von 60 000 Exemplaren. Der momentane Personalbestand: 130 Angestellte und etwa 60 freie Mitarbeiter, zuzüglich 500 Zeitungsausträgern.
Aufgrund der Umstellung auf das neue Produktionsverfahren mit Macintosh-Rechnern und Laserdruckern ergaben sich im Vergleich zum vorangegangenen Lichtsatzsystem Einsparungen im Pre-Print-Bereich von bis zu 60 Prozent, sodaß die Geschäftsleitung bereits 1989, also nach einem Jahr Arbeit mit den Macintosh, fest mit einem positiven Abschluss rechnet. „Wo früher eine große Halle für die Produktion und ein Vax-Minicomputer von Digital Equipment notwendig waren“, erläutert Chefredakteur Riedler die Kosteneinsparung, „stehen heute in zwei Räumen Macintosh-Computer für die Textaufbereitung, die gesamte Repro und den Ganzseitenumbruch.“

Produzierte früher die Satzbelichtungsmaschine 28 Millionen Buchstaben in der Stunde auf teurem Photopapier in der jeweils entsprechenden Spaltenbreite, so wird heute kostensparend die fertige Seite auf A3-Normalpapier mit dem Laserdrucker hergestellt.

Auch der Kapitaleinsatz für die Geräte konnte durch die Mac-Wahl reduziert werden: Waren früher die Texterfassungsgeräte der Redakteure und Journalisten an den Vax-Minicomputer angeschlossen, so werden heute die Texte mit einem Mac 2 gesammelt und auf dem 3Com-File-Server abgelegt.
Seit 1.Juli 1988 läuft das System für den elektrischen Ganzseitenumbruch auf Macintosh-Geräten bei der „Neuen Zeit“. Und wie auch der Computer-City Geschäftsführer Erwin Eibel immer wieder betont, war das damals auch genau der richtige Zeitpunkt zum Einstieg in dieses neue Produktionsverfahren. „Vorher gab es einfach noch nicht die dazu notwendigen Geräte“, erklärt er und zeigt, daß heute 90 Prozent der Gesamtinstallation aus Standard-Hard- und Software-Produkten besteht.
Im einzelnen gestaltet sich der tägliche Produktionsablauf nach folgendem Schema: Die Texterfassung erfolgt durch die Redakteure an CompuScript-Maschinen. Das sind PC-ähnliche Geräte mit Funktionstasten für die wichtigsten Formalbefehle: Punktgröße der Überschrift, Schriftart des Vorspanns etc.
Da diese Bildschirme nicht graphikfähig sind, erfolgen die Angaben mit vordefinierten, alphanumerischen Abkürzungen. Die „NZ“-Redakteure sind von diesen Computern begeistert, da sie einfach und schnell zu bedienen sind.
Die elektronische Textübertragung erfolgt dann mittels serieller Leitungen zu jeweils drei Multiplexern (Marke: Multi-Port-Spooler-V) mit acht Eingängen und einem Ausgang. So können den Redakteuren derzeit 24 CompuScript-Computer zur Verfügung stehen. Die drei Leitungen führen weiter zum Mac 2, der mit einem in Turbo-Pascal geschriebenen Programm die Texte von CompuScript-Maschinen einsammelt und über Ethernet an den 3Com-File-Server weitergibt.

Das Pascal-Programm wurde von den „NZ“-Redakteuren Harald Stöckelmair und Robert Zeipper geschrieben. „Wir wußten, was wir wollen“, ist Stöckelmairs Begründung für die sehr erfolgreiche Bewältigung dieser durchaus nicht ganz alltäglichen Aufgabe.
Texte von freien Mitarbeitern werden direkt an Mac-Arbeitsplätzen erfaßt und auf dem 3Com-File-Server abgelegt. Der Server ist Daten-Drehscheibe für die ganze Installation und arbeitet mit dem Protokoll EtherTalk. Da aber bei einer Tageszeitungsproduktion nun wirklich keine technische Funktion unwiederbringlich ausfallen darf, gibt es als Sicherheitsnetz noch eine Apple-Talk-Verkabelung, die aber für den Normalbetrieb zu leistungsschwach ist.

Eine Zeitung besteht jedoch nicht nur aus Text. Die notwendigen Photos und Graphiken werden in der Repro-Abteilung mit einem Agfa-Focus-S600-Scanner erfaßt. „Anfangs gab es große Probleme mit der Bildqualität“, sagt Chefredakteur Riedler heute, „wir arbeiten mir dem Layoutprogramm PageMaker 2.0 und die Agfa-Software Version 1.0 war noch nicht sehr ausgereift.“
Mit der nun vorliegenden, verbesserten Version der Agfa-Scanner-Software wird ein Bild innerhalb von zwei Minuten erfaßt und auf dem File-Server abgelegt. Eine Nachbearbeitung am Mac-Schirm ist kaum noch notwendig, da beim Scannen des Bildes bereits viele Parameter so eingestellt werden, daß etwa kein Bereich unter 14 Prozent schwarz wird und somit die optisch unschönen, rein weißen Flächen in gescannten Bildern vollkommen verschwinden. Soll das Motiv jedoch freigestellt werden, dauert es natürlich länger; hier kommt dann ImageStudio con Letraset zum vollen Einsatz.
Der Agfa-Scanner arbeitet mit einer Auflösung von 600 Punkt pro Zoll, was dem Auflösungsvermögen der beiden VT600-Laserdrucker entspricht. Die 64 möglichen Grauwerte sind laut Harald Stöckelmair vollkommen ausreichend, weil auf dem Zeitungspapier letztendlich kaum mehr als ungefähr 30 Grauschattierungen zu unterscheiden sind. Die Repro-Station besteht neben dem bereits erwähnten Scanner aus einem Macintosh II mit acht Megabyte Hauptspeicher, einem Apple-Farbbildschirm und einer optischen 600-Megabyte-Speicherplatte.

Der Ganzseitenumbruch erfolgt auf fünf Arbeitsplätzen, die aus jeweils einem Macintosh II mit fünf Megabyte Hauptspeicher und einem A3-Bildschirm bestehen. In ein fertiges PageMaker-Template  werden der am 3Com-File-Server vorhandene Text und die Photos positioniert. Erst dann werden die Photos beschnitten und, falls notwendig, mit dem PageMaker-Template-3.0-Bildfunktionen nachbearbeitet. Die Textformat-Information der Redakteure, eingegeben auf dem CompuScript-Geräten, wird direkt in PageMaker importiert und dort interpretiert, sodaß eine rationelle Seitenproduktion stattfindet.
„Wir arbeiten hier vollkommen unkonventionell“, meint Stöckelmair. Früher hatte jeder Layouter seinen vorgegebenen Bereich: Der eine machte Sport, der andere Innenpolitik, und der Cheflayouter war für den Aufmacher und die Titelseiten verantwortlich. „In unserem vernetzten System“, erklärt Stöckelmair, „arbeitet jeder an der gerade vorhandenen, anfallenden Arbeit: kommt die Seitenvorgabe aus der Redaktion, wird am Macintosh die entsprechende Seite im PageMaker-Template aktiviert, und der Layouter setzt den Text und die Photos; wer welche Seiten montiert, ist unwichtig!“

Der Tagesablauf beginnt in der Montage-Abteilung mit dem Laden des 48-Seiten großen PageMaker-Blindlayouts vom File-Server auf die einzelnen Arbeitsplätze. Im Laufe des Tages wird auf den fünf Stationen jeweils eine Seite nach der anderen in diesem Template fertiggestellt. Ist eine Seite fertig, wird sie über einen der zwei vorhandenen Laserdrucker Varityper-VT600 ohne Photos ausgegeben und als Autorenkorrektur zurück in die Redaktion gebracht. Nach den Ausbesserungen erfolgt dann der endgültige Laser-Ausdruck der Seite mit den nun wieder aktivierten Photos. Gesteuert werden die zwei VT600-Drucker von jeweils einem Macintosh SF, die hier als Drucker-Spooler im Ether-Net arbeiten.

Die Auflösung von 600 Punkten pro Zoll des PostScript-kompatiblen Varityper-VT600 ist in der Praxis für den Druckvorlagenproduktion vollkommen ausreichend. Die somit auf Normalpapier belichtete Zeitungsseite wird anschließend mit Hilfe einer Trägerfolie auf eine Napp-Zeitungs-Hochdruckplatte mit einer 1:1 Kamera übertragen und dann in der Druckmaschine montiert.
Der Produktionsweg mittels Seitenbelichtung auf einem PostScript-fähigen Laserdrucker war aber nicht nur eine rein wirtschaftliche Entscheidung. „Die Belichtung einer Seite auf Film mit eine Linotronie würde viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen“, erklärt Stöcklmair. „sind auf einer Seite etwa zwei bis drei Photos, so kann das dann – bei der höheren, aber für den Zeitungsdruck eben nicht notwendigen Linien-Auflösung in der Linotronie – auch schon einmal eine halbe Stunde dauern!“

Bei einer Tageszeitungsprouktion muß alles aber ein bißchen schneller gehen: Andruck für die erste Regionalausgabe ist um 20 Uhr. Selbst eine halbe Stunde vorher kann noch ein neuer Text mit Photo plaziert werden. Das Austauschen des alten gegen einen gleichlangen, neuen Text im PageMaker-Dokument ist eine Arbeit von wenigen Minuten, die Ausgabe der Seile auf dem VT600-Drucker und das Übertragen auf die Napp-Hochdruckplatte dauert dann auch nicht mehr viel länger.
Neben diesen bedeutenden produktionstechnischen Vorteilen der Macintosh-Installation macht sich bei der „Neuen Zeit“ ein weiteres ebenso wichtiges Phänomen bemerkbar: Die Wege von der Redaktion bis zur Seitenmontage sind kürzer geworden, die interne Kommunikation ist nun wesentlich vereinfacht. Die strenge Arbeitsstellung, hier Repro, dort Umbruch etc., ist weitgehend aufgehoben, die die gesamten Mitarbeiter den Macintosh bedienen könne und somit bei Bedarf ebenfalls scannen oder layouten können.
„Wir haben den Mut zu einem neuen Anfang gehabt“, erklärt heute Chefredakteur Riedler den Erfolg der „Neuen Zeit“. „dabei mussten fast alle Mitarbeiter mit der Einführung des Computersystems neue Berufe erlernen!“ Ein Neuanfang war es aber nicht nur bei der „Neuen Zeit“, Erwin Eibel von der ComputerCity erklärt, dass es für diese Lösung ja kein Vorbild gab und es somit für alle Beteiligten ein Sprung ins kalte Wasser war.

Enttäuscht und etwas verwundert zeigt sich Chefredakteur Riedler heute noch über Apple Österreich: Anfänglich wurde das Projekt für unmöglich gehalten, aber auch später gab es überhaupt keine Unterstützung. „Die Macintosh-Computer sind phantastische Geräte“, erklärt er, „aber ich zweifle daran, ob Apple selbst weiß, was damit alles möglich ist.“
Natürlich wurden vor der Wahl zugunsten der Apple-Geräte auch andere Produkte begutachtet. Nur bei den traditionellen Satzmaschinenherstellern war noch niemand so weit wie die „Neue Zeit“ heute mit dem Mac-System.

Warum die anderen Print-Medien den erfolgreichen Beispiel der „Neuen Zeit“ nicht folgen, beantwortet Josef Riedler: „Viele Zeitungsredaktionen können nicht frei über die Art der Produktion entscheiden, da diese oft auch außer Haus erfolgt; andere Medien haben bereits in der Vergangenheit in teure Satzanlagen investiert und können nun nicht aussteigen und mit neuen, billigen und unkonventionellen Geräten neu beginnen. Und letztendlich trauen sich viel Verantwortliche nicht, den Kreis der etablierten Hersteller aus der graphischen Industrie zu verlassen. Wir wagten es! Und die „Neue Zeit“ hat heute eine Repro-Station um etwa 100 000 Schilling und nicht um 1,5 Millionen.“

Die gesamte Installation umfaßt in der heutigen Ausbaustufe 17 Macs, alle mit EtherNet verkabelt. Als Drucker gibt es drei Varityper und einen Apple LaserWriter Plus. Die Gesamtkapazität des RAM-Hauptspeichers aller Macs bei der „NZ“ beträgt 48 Megabyte.
Verbesserungsvorschläge oder Wünsche an die Soft- und Hardware-Hersteller gibt es von beiden zuständigen Redakteuren, Harald Stöcklmair und Robert Zeipper, im Moment kaum: „Der Bildschirmaufbau bei den A3-Schirmen könnte schneller sein“, sagen sie. Ebenfalls im Repro-Bereich gibt es mit der neuen Agfa-Scanner-Software keiner Beanstandungen mehr. Somit ist die erste Phase erfolgreich abgeschlossen.

Über eine mögliche Farbproduktion der „NZ“ mit Ganzseitenumbruch am Macintosh wird nur sehr vage nachgedacht. „Die Zeit dafür ist noch nicht da“, heißt es einstimmig von all den Verantwortlichen: noch fehlen die dafür notwendigen Geräte und Software-Produkte.
Ständig gearbeitet wird aber immer an der Verbesserung der Datensicherheit: Zur Zeit werden etwa die Texte  vierfach abgesichert, das erste Mal auf einer Diskette im CompuScript-Gerät, dann auf der Festplatte des Textsammler-Macintosh-II mit den drei Multiplexer-Eingängen, danach auf dem 3Com-File-Server, und letzte Speicherstation für den Text ist am Montage-Platz im Page-Maker-Layout.
Für die Bilder gibt es eine ähnliche Sicherungsstrecke: Von der magneto-optischen Platte kommen sie auf die Platte des File-Servers und dann in das PageMaker-Dokument. Gearbeitet wird derzeit noch an einer flexibleren Drucker-Server-Lösung. Hier wird jeder VT600-Laserdrucker von einem Mac SE bedient. Später soll ein SE beide Drucker abwechselnd steuern können, falls ein Gerät einmal ausfällt.
Für die meisten wichtigen Geräte gibt es bei der „NZ“ ein Ersatzgerät. So steht in der Anzeigenabteilung ein zweiter Scanner und ein dritter VT600-Drucker ist auch noch vorhanden. Sollte einmal wirklich der File-Server ausfallen, so kann, wie erwähnt, auf eine AppleTalk-Verkabelung zurückgegriffen werden.
Das nächste zu lösende Problem wird nach Angabe von Josef Riedler die Einbindung der Reuters-Bildempfangstaion in das EtherNet sein. Im Moment müssen noch alle empfangenen Bilder auf teurem Phtopapier belichtet und mit dem Agfa-Scanner eingelesen werden. Hier arbeiten Reuters an einer Lösung, sodaß die Bilder direkt auf elektronischem Weg übernommen werden können. Technisch wird das kein Problem sein: Das Reuters-Terminal, ein NCR-PC, kann leicht durch einer EtherNet-Karte erweitert werden, nur Software fehlt noch. „Wir warten schon sehr darauf“, sagt Josef Riedler und denkt dabei an die Möglichkeit, Photopapierkosten einzusparen.

Zusammen mit anderen Verlagsobjekten werden nun etwa 20 000 Seiten pro Jahr bei der „Neuen Zeit“ am Mac produziert. Dieses erfolgreiche Experiment ist möglich gewesen, weil bei den „NZ“-Mitarbeitern keine Schwellenangst vorhanden war, und nur der persönliche Einsatz aller, so betont Chefredakteur Josef Riedler immer wieder, hat es möglich gemacht, daß heute die „Neue Zeit“ mit dem Ganzseitenumbruch und dem Importieren von digitalisierten Bildern der Pionier in der elektronischen Zeitungsgestaltung ist.

Besonders stolz sind dabei alle Beteiligten auf den Umstand, daß nicht automatisch die angeblich beste und teuerste Konstellation eingekauft wurde – was auch nicht zu finanzieren gewesen wäre -, sondern mit dem erfahrenen Mac-Händler Erwin Eibel eine Lösung mit optimalem Preis/Leistungsverhältnis gefunden wurde. Die übermannshohe Satz- und Belichtungsmaschine hat also bei der „Neuen Zeit“ mit dem Einzug von Laserdruckern ihre Funktion verloren, was ebenfalls eine nicht unerhebliche Einsparung von Photopapier und -chemikalien bedeutet und so eine umweltschutzrelevante Bedeutung hat.
Ein besonders wichtiges Anliegen ist den EDV-Zuständen bei „NZ“ der Umstand, daß sich trotz Einführung eines elektronischen Ganzseitenumbruchs die Arbeitsweise für die Redakteure selbst nicht geändert hat. Führten früher die Leitungen von den CompuScript-Terminals zu einem Vax-Minicomputer, so übernimmt heute ein Macintosh 2 die Texte. Die „einzige Änderung“ ist, sagen Stöcklmair und Zeippl, „die Wege sind kürzer und die Kommunikation besser geworden.“

Während in der Branche noch gigantische Zentrallösungen für die Texterfassung und den Umbruch Verwendung finden, hat die „Neuen Zeit“ gezeigt, daß es ebenfalls mit „Small is beautiful“ geht. Daher stehen die Verantwortlichen auch häufig den neugierigen Besuchern aus der Zeitungsbranche Rede und Antwort. „Wir sind für einen Erfahrungsaustausch immer bereit und offen“, sagt Chefredakteur Josef Riedler.